关于企业管理及业务流程优化的案例分享(二)

关于企业管理及业务流程优化的案例分享(二)

——工程进度问题的优化调整
  调研情况显示,工程进度滞后是客户公司目前出现的较为突出的问题。虽然单一地依靠流程无法得到完全解决,但通过流程梳理,我们从外部和内部两个层面来分析、总结可能影响进度的因素。

1、外部影响因素

1)资金

根据客户公司的实际情况,近1——2年项目的主要来源仍然是集团体系内部项目,外部拓展项目预期较少。而内部项目对客户公司而言,利弊同时存在,并集中反映在资金的因素上。

通过调研,客户公司和集团体系内的项目公司,互相都必须接受“行政命令”式的“内部支持”项目,双方作为独立核算单位,资金的往来似乎并未实现“独立”。具体来说,客户公司作为承接项目的乙方单位,工程进度回款是保障其资金链的重要来源;而各项目公司作为甲方单位,有责任也有义务按合同约定和工程阶段完工量支付客户公司相应的工程款,以保障客户公司具备支付材料款和劳务款的条件,这是保证工程进度的首要因素。但上级单位对于各项目公司“财务管控”式的管理模式,以及资金支付审批和实际拨付金额的影响,导致各项目公司存在难以按合同和工程节点付款的情况。由此可见,导致工程进度受到影响的因素是多方面的,而资金(工程款)情况的影响非常关键,且并不是客户公司内部可以左右的因素。这是值得商榷的第一个问题。

  (2)甲方指定变更和签证

工程实施过程中,甲方指定发生的变更和签证是常见的现象。不管是内部项目还是外部项目,发生变更和签证时,都要求按规定填写并经双方确认的工程签证单、变更审批表、工作联系单,并及时填写工程签证/变更台账,作为索赔、结算等的依据。

但根据访谈和调研,客户公司所承接的项目中,依然受“行政命令”和“内部支持”等客观因素的影响,导致发生变更和签证后,并未及时按要求出具并经双方确认,从而出现的进度滞后、工期延误现象,也并未得到甲乙双方以及上级监管单位的一致认可。当然,原因也是两方面的。一方面,客户公司的项目经理并未按照流程及时要求甲方(项目公司)出具变更或签证的证明并合理要求工期顺延,这里不仅有流程缺失的问题,也有所谓“情理”的客观因素;另一方面,作为内部单位的甲方项目公司,也未按要求主动对变更、签证情况予以书面确认。

正是基于此,我们在流程体系设计中,专门设置了《甲指变更管理流程》、《申请变更管理流程》、《对上签证管理流程》、《对下签证管理流程》,对客户公司在这方面的缺失做了详细的说明和补充。如客户公司严格按上述流程执行,同时,甲方(各项目公司)也能对由于变更、签证导致的进度滞后或工期延误,予以充分理解并积极配合,相信这一问题可以得到改善。

2、内部影响因素

1)材料

材料对工程进度的影响非常重要,其关键控制点在于:采购和进场验收两个环节。采购计划执行不到位、材料的采购不及时、材料验收不合格、材料(例如石材)出现严重色差导致返工等等,都可能影响工程进度。要控制好这两个环节,一是要求采购专员和项目经理严格执行公司相关流程;二是部门间协调沟通必须到位。

为此,我们在《招标管理流程》、《采购计划管理流程》、《询比价管理流程》、《直接采购管理流程》、《项目过程零星采购管理流程》、《材料进场验收及材料款支付流程》中,都做了详细的规定和说明。

调整:从流程本身来说,已经符合上级单位对于客户公司的合同审批权限等的要求,且基本符合客户公司的实际操作。因此在这一轮的调整中并未做出很多改动,仅在《材料进场验收及材料款支付流程》中的“供应商供货到场”环节增加了批注,即“1.按招标及合同要求,或双方协议,并结合工程进度要求,及时供货;2.采购专员及项目部材料员保持沟通,跟踪供应商供货情况,严格保障材料进场时间要求”。

建议:材料的采购和验收,需要成本管理部、工程管理部、项目部相互协调沟通,制定合理的工程施工进度计划,据此编制采购计划并严格实施。同时,要求项目经理必须具备或逐步具备工程进度管理、材料管理、部门间协调沟通的能力。

2)现场管理

现场管理不善,是导致进度滞后甚至工期延误的重要因素。就客户公司实际而言,项目经理的现场管理能力确实有待加强。例如,隐蔽工程验收滞后导致“二次施工”、材料出现色差导致返工,等等。这些问题的出现,都可以归结为现场管理不善。现场管理是公司内部的可控制因素,这就对项目经理提出了更高的要求,要求项目经理具备对工程现场的足够的管控能力。

建议:①由技术质量安全部牵头,尽快组织编制工程作业指引,严格规范施工及验收的步骤和程序;②技术质量安全部组织项目经理培训,培训内容包括工程作业指引、工程施工技术/工艺标准规范;③与甲方/监理单位保持协调沟通;④建立健全奖惩机制;⑤加强过程监督,有效控制工程进度;⑥根据项目经理目标责任书,严格落实绩效考核措施;⑦实现“人岗匹配”,让最合适的人出现在最关键的岗位上,在公司内部做出标杆项目,并组织公司全员学习和经验交流。

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发布者:尹希 | 标签:管理 | 评论:4 | 阅读:533 | 发表于:2017/5/3 14:25:07
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2017/6/25 0:28:39
输入内容!!!
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2017/6/25 0:28:37
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2017/6/25 0:28:33
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