某石油销售公司定岗定编项目案例总结
一、项目背景
程总是公司石油中心的总经理,对于石油行业具有非常丰富的经验,并且谈单、做单能力超群,连续数年赢得公司合伙人综合排名冠军。我和程总刚合作完一个石油生产企业的人力资源项目,项目很成功,项目结束后我回家休息。
一天,接到程总的电话:“我刚谈下一个石油销售公司的定岗定编项目,时间比较短是20天的项目,客户提出要先进行工作写实,通过工作写实的结果再进行定岗定编,你愿不愿意做?”
由于刚做完一个定岗定编的项目,想进一步对定岗定编进行更深入一些的研究,并且和程总的合作非常愉快,所以就非常痛快的答应了。
在接下来和程总的沟通中得知,程总并没有和客户见过面,是程总做过的另一家石油企业的客户介绍的,程总仅和对方的项目对接人进行过电话联系,并且项目建议书、合同也是通过电子邮件的形式确定的,由于客户需要我方抓紧时间开展项目,所以合同还没有签订。虽然合同没有签,但是我对程总绝对的信任,还是毅然决定先上项目。
程总由于有事,不能和项目组一起到客户处,她把客户的联系人的姓名和电话给了我,我和对方联系入场时间、项目前期准备事宜。
项目联系人是个大姐,从电话中年龄应该不到40岁,思路清楚、办事敏捷,电话确定了抵达时间后,大姐就给我提出要求,希望我能把工作计划和安排发给她,她好提前准备,以利于项目更好的开展。看来是遇到一个负责任的项目对接人了,一个好的项目对接人对项目运作是非常关键的。
于是我连夜准备项目计划发给了对方。
我和另外一个同事抵达后,大姐亲自接站,把我们送到宾馆后就开始谈工作。大姐是人事处的高级主管,主要负责全公司薪酬工作,本次定岗定编项目并不是属于她的工作范畴,但是为什么要由她负责这个项目的对接呢?大姐说出了项目的起因:“由于我们公司多年沿用的薪酬制度已经不能适应公司的发展,公司决定进行薪酬制度改革,但是以我的专业水平做薪酬制度改革有很大的困难,所以向人事处处长反映请外面的咨询公司来做,但是处长说总公司现在搞三控一规范的改革,我们也要先做定岗定编,把人员和编制确定下来后再做薪酬制度。由于这件事是我起得头,所以就决定由我负责这个项目。但是报告送到公司主管副总那里后,副总不同意,他说十年前他就负责公司的定岗定编,并且是通过工作写实做的,他就是个高手,不愿意花钱找外面的公司来做。我和处长通过反复游说才说服他,而他的意见也就是先做个工作写实看看,如果做得好再做薪酬。”
原来是这样,这个项目如果做好后还会有续单,但是从副总的态度上可以明确看出来项目的难度还是很大的,项目必须让副总满意才行,但是我们也是有备而来的!
二、入场后的质疑
石油销售公司是省级公司,下设14各地级公司,运营的加油站903座,加油站现有员工9221人,项目的重点就是通过对五个加油站的工作写实,对全省加油站的9221人进行定岗定编设计。
和大姐初步沟通后,由对方找出五个比较典型的加油站,五个加油站分布在3个城市,分别代表市级最好的加油站、县级最差的加油站、中等水平的加油站。确定完开展写实的加油站后,大姐提出了她的质疑:“你们两个人怎么开展这个工作呢?”我给客户解释:“我们开展工作写实需要你们公司派人协助,每个加油站需要配备6个左右的工作写实加油员,1个电脑录入员。我们负责项目总体设计、培训指导、后期的数据分析和结论。”大姐非常诧异:“我们不是把项目包给你们了,怎么还有我们出这么多人?要不我给程总打电话让她再派些人来?”原来客户从来没有做个咨询项目,对于咨询还不是很了解,我进一步给客户进一步做了解释,最终大姐带着质疑的眼神说:“那就。。。。。。按你们说的先试试。”
接下来,大姐安排了一场项目启动洽谈会,包括人事处处长、市公司经理、市公司人事科长、写实加油站经理,主管副总没有出面。
洽谈会上,大家首先进行了项目需求的沟通,然后人事处长的问题就来了:“你们有没有做个定岗定编?”
我回答:“做过!”
“你们有没有做过石油销售企业的定岗定编?”处长进一步问。
“我们刚做完炼厂的定岗定编,还没有做过石油销售企业的定岗定编。”我如实回答。
看得出处长暗暗叹了一口气:“我们销售企业要比炼厂复杂多了,炼厂的工艺是确定的,做定岗定编非常容易,而我们销售企业面临的不确定因素多,工作复杂,你们能做好吗?”语气中带有明显的质疑。
为了打消处长的疑虑,我把项目的思路和程序做了大概的介绍,虽然思路获得了认可,但是洽谈会结束道别时,从处长的神情看,他内心的疑虑仍未打消。
回宾馆后,项目组内部达成一致,要通过我们高度的专业和有力度的报告彻底打消客户的疑虑,完美的完成项目。
三、艰苦的项目运作
项目就在客户充满质疑的配合下开始了。
1、创立模型
进行工作写实首先需要建议一个模型,由于以前做过的项目并没有通过工作写实进行定岗定编,而公司的项目库中也缺少工作写实的项目积累。所以,前期自己收集了大量的资料并建立了一个工作写实模型,包括工作写实的流程、每个步骤的表单和结论要求等,并制作出了工作写实观察员的培训大纲。虽然模型不是很成熟,但是大方向是对的,要在接下来的工作中进一步去完善了。
2、写实开展
做好了准备,工作写实就正式开始了。首先项目组两个人现在一个加油站开展写实,等模型相对完善后再向另外四个加油站拓展。石油公司仅派了7个实习的大学生配合项目组的工作,由于加油员是4班导的工作性质,工作写实要有连续性,所以要5个大学生做白天的工作写实观察员,1个做夜间的工作写实观察员,1个做数据录入员。进行了简单的培训后,工作开始了。
加油员的工作是非常辛苦的,一班要站上近10个小时进行车辆加油,观察员的工作更是辛苦的,他们不仅要时刻伴随着加油员,还要用秒表记录下加油员每个细分动作的时间,并且要写到记录表上。工作强度非常大,而石油公司派来的观察员都是实习大学生,没有工作经验,而且都是独生子女,从类没有受过这种苦,刚开始的两天还能比较认真的记录,接下来就不能严格按照要求进行记录了,我们在观察员人数设计上仅仅考虑了人数而没有完全考虑到工作量,为了能保证记录的准确性,项目组的两个人也和观察员一起加入到了写实的记录中。由于加油员的夜间工作性质,为了保证夜间写实记录的真实性,项目组两个人轮流值夜,这可能是做咨询以来第一次的24小时工作了。
而此时,数据录入成了瓶颈,由于我们要求观察员将加油员的分解动作记录到秒,而加油员每天的加油次数是非常多的,一个观察员一天的记录往往就有十几页纸,仅有的一个数据录入员一天要录入近百页,并且时间数据录入量非常大,一个人无法完成当天的工作量,在此情况下,我们向石油公司申请增加录入员。
在写实工作开展的同时,我进一步完善了写实模型,修正了其中的一些数据要求和表单,经过这个加油站3天的写实和模型的完善,项目组决定同步开展剩下四个加油站的写实工作。
项目组两个人兵分两路,一个人负责两个加油站的写实工作,并且分赴两个不同的地市。由于有了第一个加油站写实的经验,对写实模型进行了完善,并且要求石油公司每个写实加油站多配了观察员和数据录入员,所以接下来的写实工作开展的非常顺利。
3、数据分析
实地的写实工作顺利结束,收集了非常全面的工作写实数据。接下来,项目组就要对写实数据进行分析了,但是在这时又遇到了一个问题,大量的写实数据如何在短时间内导入到岗位工作量表中呢?
工作写实分析虽然是以实地的数据为基础,但是数据必须要导入到事先设计好的岗位工作量表中,通过岗位工作量表进行岗位职责分析、岗位工作量比较分析等工作,从能为接下来的定岗定编提供依据。而从原始数据如何快速导入到岗位工作量表中内,由于项目总时间仅有20天,而实地工作写实已经占去了将近十天,如果在数据分析上占用大量时间的话,项目如何能按期完成?
如何能找到简单快速的方法实现数据的有效导入呢?在项目组另一个成员进行常规时,我也陷入了深深的思索。在找了很多资料,百思不得其解后,我电话求助公司的同事,询问了几个同事后,依然没有答案。正在苦恼之际,我忽然想到一个MBA同学,读书时他是我们班的数据高手,何不向他请教呢?我打通了他的电话,并且把我的问题向他请教。果然没有找错人,他听了我的问题后,给了我一个简单的公式,“这个公式应该能解决你的问题。”他自信的说。我听后如获至宝并感激不尽,马上按照他的公式进行实践,果不其然,大量的数据通过这个公式快速准确的导入到岗位工作量表中,我将这个消息马上通知项目组的同时,我们马上改用新方法导入数据,按照传统方法需要34天的工作量,而采用新方法后我们不到一天就全部完成了,并且由于减少了数据的多次引用环节,数据的准确性也大大提高了。在咨询中,方法的提高是多么的重要啊!
突破数据导入环节后,下面的数据分析工作就顺利多了,通过数据分析,我们发现了隐藏在事物表象下规律性的东西并写入报告,有了数据的充分支持,我们对报告获得通过充满信心。
4、写实报告沟通
大姐对项目组的工作支持非常大,虽然一直抱有质疑,但是还是要人给人、要物给物,每次接触我都能感觉到她对结果的殷切,但是由于一直没有结论,我只能忍耐到写实报告初稿完成。
得知写实报告初稿完成,大姐马上安排了人事处长和公司几个高层的小范围汇报会,项目组在汇报会上将工作写实报告进行了回报。汇报相当成功,听完报告后,处长和公司的几个高层对报告称赞不已,他们一致认为报告数据充分、分析透彻,不仅使他们看明白加油站各岗位真实的工作量,并且还扭转他们以往的一些看法:“我们一直以为这个岗位的员工特别忙,看完数据分析后,我们才明白了真相。原来我们眼中看到的不一定是真实的啊!”
汇报会不仅打消了大家对项目组的质疑,并且使项目组赢得了极高的声誉。会后大姐更是兴高采烈,连连向项目组道歉,说以前不明白咨询公司的工作方法,这个报告获得好评更是对她的肯定,说明她没有找错人!
5、定岗定编设计
由于工作写实为定岗定编提供了丰富的数据支撑,所以定岗定编设计相对就简单多了,但是由于工作写实已经占用了15天时间,要在剩下的5天内完成项目难度非常大。这个期间程总来了,看到了项目组的报告,并且了解了项目的实际进展情况,当得知项目有可能延期后,程总主动提出要给项目组延长5天项目时间,这让项目组非常的兴奋,合伙人也认可了项目组的工作!
6、定岗定编设计沟通
虽然定岗定编设计的难度不大,但是由于设计中涉及到的部门、岗位、人员多,所以在报告完成后我们要求石油公司再次召开小范围的报告汇报,以听取意见。果不其然,项目组在汇报完后定岗定编设计后,人事处长提出了几点修改意见,而此时非油处长也提出了增加非油人员的意见。
根据工作写实数据分析,我们不仅将加油站非油人员的岗位进行了合并,并且非油人员的编制减少数量较多,减了下属的人和岗,非油处长自然有话说了,但是由于对报告的数据和逻辑提不出质疑,非油处长只能从未来发展方面提出要求,希望为了未来发展不要减人太多,其实他从内心还是认为应该减人的。
会议结束后,项目组内部讨论,我们的报告不仅要从内容本身讲求科学性,而且在不是原则性的问题上可以适当调整,以达到客户相关部门的平衡,这样在报告的实施过程中遇到的阻力就会小很多。基于此,项目组在报告中将非油编制在可控范围内适当增加。
7、最终汇报
项目组将工作写实报告和定岗定编设计报告合并,并根据客户方的意见进行了修订。在几轮修订后,报告在人事处高层及公司的几个高层内部获得了认可和通过。
这时,项目组和大姐都认为可以召开最后的汇报会了,这次要把主管副总请过来,只有他对报告点头了报告才算真正通过。
大姐对这次汇报会非常重视,不仅请了副总和公司另外几个核心高层,而且召集了十几个分公司的经理、人事科长、加油站经理同时参加汇报会。
由于事前的充分准备,报告汇报完后几十个相关人员所提的基本是细枝末节的意见,对于报告主题都是肯定的,就连副总也报告也提出了非常高的评价。
汇报会结束后,大姐来见项目组说副总对报告提出这么高的评价是非常少见的,项目运作的非常成功,并且主动提出大款要求,并要合伙人准备薪酬项目的合同,他们要和我们公司继续合作下一个项目!
四、后续
 本项目结束后,非常顺利的续签了一个薪酬绩效的订单。并且该省石油公司的领导就此项目向中石油总部进行了汇报,本项目的质量和结论受到了中石油总部的高度肯定,并且中石油公司董事长蒋洁敏在相关工作会议上对省石油公司进行大力表扬,并希望其他的省级公司向该公司学习。
在中石油董事长的大力推荐了,目前至少有5家中石油省级销售公司和我公司联系做相同的项目,一个项目的高质量运作打开了一个市场,实在是一件令人兴奋的事情。
五、总结
项目的运作过程是艰难的,项目的结果是令人满意的,项目经验还是需要总结的。
1、专业取胜、价值至上
咨询项目要成功,项目必须要能为客户带来价值,只有能成功解决客户问题的项目才是有价值的,而咨询顾问只能靠专业能力才能为客户解决问题、创造价值。
2、快速学习、知识分享
咨询顾问的专业能力是需要有快速学习能力作为支撑的,在一个项目上有可能遇到以往没有学到的知识、以往没有学习过的理论知识和模型,这样就要求咨询顾问具有边学习边运用的能力。
在学习的过程中,向过来人求助是一条捷径,但是推己由人,别人能把知识分享给自己,自己为什么不能把知识分享给别人呢,只有学会知识分享的咨询顾问才会是能快速成长的咨询顾问。
3、敬业精神,感动客户
敬业精神是项目成功的关键,只有敬业才能更好的展现出专业,并且敬业是能被客户看到的,当客户看到咨询顾问不仅有很强的专业性,而且咨询顾问为了解决客户问题如此敬业也会感动客户的,随之而来的是客情关系的进一步融洽,为项目的成功更是奠定了良好的基础。
       
企业管理咨询业的领导者-北大纵横管理咨询公司亚太最具影响力的咨询公司
发布者:刘辉 | 标签:人力资源 | 评论:4 | 阅读:2076 | 发表于:2010/10/18 6:23:31
评论者:匿名
2012/8/25 10:36:16
输入内容!!!
评论者:木渎 金
2011/8/23 15:53:46
写实记录!!!
评论者:匿名
2010/11/16 15:02:01
学习了,写的非常务实!!!
评论者:匿名
2010/10/25 19:40:31
写得不错