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年终总结两面睇
合伙人  杨振燕   《羊城晚报》   20091223
 
    “今年年终总结,你写了没?”接近年底,正是各大公司年终盘点计划的高峰期,许多公司职员都在为此而烦恼———为了满足这职业人们庞大的“年终需求”,网上出现了N多类型的年终总结范文,但凡有“年终总结”字眼的帖子,浏览量都上千过万。

    在一个管理有序的企业里,年终总结是不可或缺的一个环节。它帮企业总结成绩、找出问题,提出改进的方向。但不知从何时起,写总结让职场新丁们苦恼,即便工作了十年八年的“老马”,私底下同样会烦恼。这种总结工作已逐渐变了味儿。我们收集了不少职员提到的烦恼,也采访了经常要为企业“把脉”的北大纵横管理咨询公司高级合伙人、工商管理硕士杨振燕,同一个问题,上下两种看法,或者会给大家带来一些启示。

    干得好,不如写得好?

    要知道,年终总结远则关乎前途,近则有可能关乎眼前的年终奖金。在国有企业工作近十几年的陈叔透露,他们得交出令领导满意的年终总结,一年13月薪才能变为现实,而且还会影响到下年工资水平。“唉,昨晚我泡了一壶茶,硬是对着电脑憋了一宿,还是没写出半个字!”陈叔把写年终报告,说得像是学生在赶交功课,他不禁概叹:“难道干得好不如说得好?”

    年终总结年年写,要怎样才能写出新意?既要把自己一年的功绩不动声色地表现出来,又不能让领导觉得是王婆卖瓜,字里行间要写得自豪而不骄傲,体现团队精神又要显露个人才华……即便平素叱咤职场的“精英”也会有“做事易,写总结难”的感慨。

    专家点评:

    年终报告,是每年一次的工作回顾和思考。有人将年终总结比作紧张激烈的比赛后教练喊停。只有停下来,才能知道自己是否还有足够的能量,才能冷静思考是否偏离了跑道,并及时调整方向,正确地做事。

    企业对员工的压力,也是一种动力。不要把年终总结当作负担,应该是对自己的鞭策。

    写得好,领导不一定看?

    年终总结到底是管什么用的呢?初入职场的职员通常不会烦恼怎么写年终总结———初出茅庐,工作业绩再差也没所谓,不过他们会对它的效用一直抱着疑惑的态度。

    小企业里财务部的小丁觉得这很简单,一个晚上就把两份年终总结写好了。她说:“我们的总结都很程式化的,一是总结思想政治方面的,二是总结工作方面的,根据自己小组的工作分成几大部分,提供一些数据和一些实例,最后就是总结一下不足的和明年大致工作思路。”而且,她发现即便做几年,每年不一样的也就是中间那部分了,分工不会变,具体工作内容会有点不同。最重要的是,她跟她的大多数同事都认为:“我们的工作总结没人看的,只为了存档。”

    专家点评:

    员工不要存在这样的侥幸心理。一个企业或者单位,管理分层次,你的年终总结,大老板或者越级领导未必会看,但直接领导会看。一般一个领导管理8至20个下属,这样的话,对年终总结还是能看得过来的。

    当然,也存在不重视年终总结的个人或者单位。竞争激烈的行业、企业,管理者对年终总结更加看重———企业对自己的要求高,就会不断地回顾总结,要求进步。相应地,行业中的弱者或者私人企业,通常就不会太重视。

    杨振燕在给企业当管理顾问的时候,经常就是通过各人的年终总结来考评一个人是否称职的。有的老板看到你平时勤恳工作,早出晚归,想要提拔你但对你不了解,通常最直接的方法就是看你的年终总结。所以,不好好写总结,错失的可能是被越级提拔的机会。

    “老油条”,越写越顺手?

    职场阅历少,写年终总结不会写,那在职场上打滚五六年,是不是自然就会写?记者在采访的是发现,并非如此,实际上是你开始不会写,或者敷衍了事,那以后的年终总结也会一直这样草草了事下去。

    年终考核表分发下来,在广告公司做文案5年的Candy,驾轻就熟地翻出去年的总结,前前后后修改一下,把中间部分发生的事件“更新”一下,就写完了!那去年的总结是怎么写出来的呢?Candy说:“一样啊,就是把前年的总结修改一下。”这样推理下去,她年终总结的“模板”是在她开始工作那年就已经制定了,每年只要机械重复就可以了。

    当了七八年老师,行内已经算是资深,阿玲没有想到她在最近一次写年终总结的时候,被人力资源部狠狠地 “刷”了一次:打回头,重写!而且,“不及格”的不止她一个,校长特意请来退休的老前辈回来给他们上课,上完课,阿玲似是恍然大悟:原来自己写了这么多年的总结,都没有写到点子上。老教师说的,她记住了两点:写出“专业”和“工作”两个重点。老前辈说:“年终总结,就是一个自我表扬的机会!”

    专家点评:

    在写年终总结的时候,文化背景不同的企业要求也会不一样。经过多年培育的大企业或者成熟的企业,在一个板块会有多个区域性公司,管理上会要求总结模式趋同,统一的要素越多,越方便统计和归纳。小公司的优势是灵活性,对员工的要求是素质多元化,不一定样样能力都很强,年终总结报告不一定很规范。在一个岗位上呆久了,而写年终总结时觉得老生常谈、无话可说的人,就要警惕了。这说明你缺乏创新精神,小心被淘汰。

    要写好总结也不难,不外乎是几个要点:过去、现在、未来;业绩、态度、能力表现。业绩上除了指标,也可以是非指标类的贡献,例如会关系到未来发展趋势。

    网上的众多年终总结模板,倒也不是无一可取。有模式的好处是不会漏掉所要讲述的内容,逻辑性强,可以支撑你的思维模式,规范、看起来顺眼。不过,使用模板的时候,要注意长度和标示重点,10项中强调一两项就足够了。

    夸自己,报喜不报忧?

    正如老前辈所说,年终总结就是一个自我表扬的机会。那是不是全写优点,忽略缺点?就算优点缺点都写了,两者的比重也是相当有考究的。

    在“开小灶”之前,阿玲是怎么写这类总结的呢?阿玲说:“稍提一点成绩,少提一点缺点,反正写得中庸一点。”平日一起工作,领导怎么会一点不知道属下的成绩和缺点呢?“所以,写成绩最好就写8分,写满了领导觉得你骄傲,缺点写个6分,写多了,本来领导不清楚的缺点你都写了,那就麻烦了!”

    赞扬自然可以轻描淡写,缺点要怎么写才不碍眼?文案Candy为了敷衍领导,她觉得缺点要挑一些自己有把握改正的点儿来写,为下年“改正”铺路。

    专家点评:

    阿玲提到的中庸之道,确实值得借鉴,但要分清楚,你对自己优缺点的认识,跟领导的要相近,才叫作真正的中庸之道。领导平时会留意你的业绩,如果你自己评价过高,领导会觉得你浮夸,评价过低,你的功劳又会被忽略。因此,我们应该恰如其分地写出自己的业绩水平。

    有些功夫,平时就要做,包括认识自己和了解领导的阅读习惯、行为准则以及他认同的优秀之处。总结的模板到描述方式,都要从领导的角度去想想,毕竟他才是你要汇报的人。

    从专家的经验看,管理层最怕看到三种总结:

    1、敷衍了事。这类年终总结是最常见的。

    2、太仔细。通篇啰啰嗦嗦,表现自己的思想多于实际的业绩。想要表现自己的文采不是不好,但还是要有点“八股文”意识,提纲式地点出要点,逻辑、标题、结构清晰,形容描写的部分放在内文就可以了。

    3、报告太长。

    一年的时间说长不长,说短不短,一两页的A4纸的总结,长度已经足够。你应该突出3-10个点来仔细论述。除非你有自信,逻辑性强到不会让人生闷。