关于我们
关联业务
荣誉责任
学术贡献
文章发表
闵昱案例点评“签字总裁“
合伙人  闵昱   《中国房地产报》   201008
    明确签字责任也不等于管理有效
   
    如果总裁总是为一堆签字发愁,则昭示着企业管理还处于初级阶段;而明确了各级的签字责任是否就说明管理有效了呢?
    答案是不!
    明确责任只是管理的一个重要环节,明确责任的方式才是关键。我们就常见的三种明确责任的方式来具体谈一下管理效果。
    第一种方式是根据岗位要求明确各岗位的责任,但权力和责任并不一定对等,相应的工作信息并不一定充分。
    第二种方式是按照权责对等的原则来明确责任。就是给你多大责任就给你相应对等的权力,比如主管工程的副总,负责工程的进度、工程质量、安全等,相应的权力也赋予他,但责任者对其工作的信息可能并不充分。
    第三种方式是按照信息对等的原则来明确责任。就是你的责任只限于你的信息对称、信息完整的工作,权力也限于你有充分信息的工作。
    可以看出第一种方式虽然责任明确,但执行过程中还会出现扯皮,制度上有明确责任,但执行就走样,这就是常见的有制度难执行;第二种方式有了进步,但在执行过程中经常会出现上级不了解情况也签字,下级责任上交的情况;只有第三种情况才能真正避免执行中的问题。比如工程质量的具体负责人应该是具体项目标段的标段项目经理,而不是主管副总,标段项目经理对项目的信息是完整的,而主管副总则信息不完整,这时让主管副总行使质量中的有关权力,可能成为标段项目经理的卸责理由。当然主管副总并不是不对项目质量负责,而是用其信息对等的方式负责相应责任。具体的可以通过监督抽查等控制方式来监督标段项目经理,并不是直接负责相应的具体质量事务;直接的质量事务权责都属于标段项目经理。
    一句话,只有你信息充分的责任你才能承担,也只有你信息充分的权力你才能行使。

    案例:
    韩逸轩成为企业总裁后,一心要实现自己的理想,对于他来说,管理的并不仅仅是企业,而是一份事业。
   
    他刚接手总裁位置时,公司正处于混乱期。公司下放权力,但却没有建立相应的监管机制。对款项审核不严格,报销款项甚至工程合同都是一位部门经理或公司副总经理签字即可。在这种制度下,公司财务就是一笔糊涂账。最为夸张的是,公司做个活动,租用桌椅都比正常价格高出几倍。年终核算,成本常常超出预算。
    同样因为监管机制不严,项目楼盘的质量也出现了不少问题。有几个项目开盘时销售情况良好,但交房时却因为质量问题和购房者不断发生纠纷,直接影响了企业的品牌建设。长此以往,企业前景令人堪忧。
    这些问题,韩逸轩在上任之初就做了深入调查。他发现企业管理机制漏洞太多,以至于损害了企业的利润和品牌建设。加强监管是现在急需解决的问题。
    他首先要解决放权太多的问题。回收权力,集中管理,给企业利润下滑、管理混乱等问题刹车。韩逸轩加强了对款项签字的监管,几万元以上的款项,必须经由他本人签字。同时,在一次全体会上,韩逸轩针对报销混乱、账目不清、成本过高等问题严厉批评了部门经理、副总经理等中高层领导。
    但是,当韩逸轩集中权力、加强款项审核监管后,新的问题又出现了。
无尽的签字
    平时在公司,韩逸轩埋头做很多事情,俗语说“能者多劳”,韩逸轩认为优秀的管理者可以凭一己之臂独挡多面。在韩逸轩加强对企业掌控之后,随着坐上总裁位的时间延长,他每天埋头在繁多的事物中,应付着处理不完的事情,企业的业绩却并没有什么起色,企业管理也没有走上正轨,他处理的事情也没有什么明确的结果。
    韩逸轩越来越感到迷茫,总觉得哪里有些不对劲。在这些琐碎的事情中,他感觉到理想和抱负正在离自己越来越远,因为他根本没有时间和精力去为理想和抱负做出努力。
    这天,韩逸轩来到办公室,办公桌上早已摆了厚厚的一摞文件等着他签字。签字,现在是他每天工作必做的重要功课,占据大量的时间,签到焦头烂额。有很多文件,他根本没有时间细看,匆匆浏览,就要落下自己的大名。
    签字的文件更是事无巨细,从大笔工程款到企业细小事务,都要落上韩逸轩的签名,事情才能进一步办理。整整一上午,一摞文件竟然还没签完。
    带着一脑子杂乱的文件,韩逸轩下午来到项目处。公司正在开发一处新楼盘,工程进展还算顺利,已进入最后的精装修阶段。他到这里来,是要看看项目的进度,听项目经理汇报工程近期的情况,并和项目经理敲定下工程的收尾工作。更重要的是,他再要抓一下工程质量问题。
    韩逸轩一脚踏进楼盘项目部,迎面跑过来项目采购部的主任。他看到韩逸轩分外高兴,招呼着韩总去看看样板间的装修情况。韩逸轩一路跟着他来到样板间,房子已经装修得差不多了,几款木质色板并排排列在墙边。项目采购部主任向韩逸轩介绍,样板间还没有定下橱柜的颜色,有几款颜色的板材都在考虑范围内,但具体选哪款还没有统一意见。
    说完后,他看着韩逸轩的脸色。韩逸轩站在一排色板前,仔细考量了下,指着其中一款说,“这款颜色应该和室内装修风格更吻合些。”采购部主任听到韩逸轩这句话喜出望外,大声说:“韩总定下用这款色板,赶快拿笔来,让韩总签字,就定下这款了。”
    韩逸轩听到他这样一喊,感到很意外。其实,他也是顺口一说,发表的纯属个人意见。采购部主任向韩逸轩絮絮叨叨地说:“样板间的装修时间很紧张了,这几款色板一直都没能决定用哪款好,再拖下去就来不及了。”说到这,一位随行人员不知在哪里找到了一支笔递过来。
    韩逸轩听到此话,因为担心工程进度,由自己定下这款色板就定下了吧,反正这款颜色看上去确实挺合适。韩逸轩接过别人递过来的笔,却发现没有纸。他正发愣的工夫,采购部主任提出了“好”建议,“韩总,您还有会,时间紧,就别找纸了,您把字签在色板上吧,这样以后采购也不会出错了。”韩逸轩感到有些尴尬,但确实不能再在这里多耽误时间了,他没有多想,提笔在色板上签下了自己的名字。
    韩逸轩忙完一天的事情,在回家的路上,他想起来下午在色板上签字的事情。现在想起来竟然觉得很是荒唐,总裁不但要在大量文件上签字,连色板上都能让他签下名字。他近一段时间的苦闷经过下午这件事情的提醒,就全部都涌了上来,他急于要拨开这层层繁琐的事情,想知道问题出在哪里。他需要和他那位做管理咨询的挚友深聊一次了。
    回到家,他把自己近期的苦恼加上下午在色板上的签字事件一股脑在电话里倾诉给了朋友,朋友告诉他,“虽然你每天忙得晕头转向,但你的企业在管理上的严重问题并没有解决。”
    朋友告诉他,企业总裁虽然是企业的领军人物,但也有他应该做和不应该做的事情。而韩逸轩近段时间所忙的事情中有很多是本不该他做的。企业设有层层管理机制,设有层层负责人。现在,所有负责人把大小责任都推到了总裁的身上,长此以往,企业的许多中高层领导职位如同虚设。即使把总裁累死,对于企业发展也毫无益处。
    在其位,谋其政。说到底,企业总裁最应该做的事情是“管理”,而不是每天忙不完的签字。总裁对大小事务亲力亲为,虽说权力集中了,但这并不是管理的高明手段。
    在企业中,每一个人都有自己的位置和分工,耗费大量时间去做自己不该做的事情,只有苦劳没有功劳,因为他没有完成自己的本职工作,即使是总裁,也是这样。总裁要为企业明确发展方向,而各级领导人则是各项事务的具体负责人。如何让各级负责人尽职尽责地负责好分内事务,才是总裁所要考虑的问题。收权、放权都要适度。
    和朋友聊天的结果是,韩逸轩决定给企业制定一项严明的制度,明确每位责任人所应付的责任,让其无法推卸给别人。
明确责任制
    韩逸轩迅速召开了中高层会议,向各级负责人讲明了自己上任以来发现的种种问题,并在会议上提出对各级领导的“签字”要有明确规定和责任划分。
    以往因为要专等某位领导回来签字,公司事务进展效率很低,很多事情一拖再拖。而总裁却每天都有忙不完的琐事,占去大量时间致使无法管理公司的重要事务。
    韩逸轩和公司中高层领导沟通后,正式决定在公司实行OA签字制度,即各级领导在OA上签字生效,这样可以提高办事效率,无论领导在哪里,只要有电脑,就可以处理公司事务。
    同时,关于签字,公司制定了一套责任划分的具体规定。在规定中,明确各部门、各级领导的具体责任范围和事务,加强需要申报、审批签字文件的管理,文件一律按流程签字。不按流程签字或越级签字,签字无效。如果涉及款项的文件,不按规定签字,责任由签字人承担。弄虚作假、未经严格审核的签字,经监督部门发现,则逐级承担相应责任。由事件发起者按申请款项总金额的30%承担责任,主管人按申请款项总金额的20%承担责任,公司领导按申请款项总金额的10%承担责任,公司负责审核人按申请款项总金额的5%承担责任。
    这套规定在公司内迅速执行,企业的中高层各级领导随时可以在电脑上处理文件,如果发现文件签字流程不完整,或有越级未签者,把文件退回下一级负责人,责令其完整签字流程。文件签字流程完整,如果有问题发生,问题出在哪一个环节,该由哪一级负责人负责,就一目了然了。
    现在,韩逸轩终于感到轻松些了,不用每天对着一摞摞厚厚的文件发愁。经过这样一段焦头烂额的日子,他希望公司的管理能走上正途。