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一图胜千言:善用图像化表达
北大纵横管理咨询集团咨询师  刘峪君   纵横微刊   
项目组有时候会碰到客户方提出这样的问题,为什么你们做管理咨询的顾问喜欢用Powerpoint(简称PPT)做成果汇报,这个问题的答案其实不在于PPT本身让人着迷(正相反,项目组同事很多时候都会因为画不出能够充分表达内在含义的PPT而抓狂),PPT只是办公工具,偏好的实质原因是通过PPT这一图像化工具可以进行有效表达,来达到项目组与客户方之间信息的沟通效率和质量,简单地说,就是一图胜千言。

 

我们首先来看,图像化表达是什么?它是一种将数据与设计结合起来的形式,有利于个人或者组织能够简短有效地向其受众传播信息的一种方法(见上图)。这种方法可以用来向对外部的消费者和客户传递技术、产品资讯,比如苹果公司每年开的新产品发布会;也可以在组织或团队内部应用,比如召开会议、培训宣贯等。

 

事实上人类在使用图像化表达的历史非常悠久,我们可以通过下图来进一步了解。

 

 

从原始岩画一直到当前流行的大数据,图像化表达在我们的身边无处不在,交通信号灯,Shopping Mall的巨幅海报等等。为什么说它会提升信息沟通的效率和质量?我们以管理咨询的实际案例来分析。我们为什么不用Word软件?其实我们在做项目的时候也会用Word,比如需要详细描述项目方案内容的时候,或者是项目成果中的制度管理体系等说明性的工作成果。选择PPT做项目成果说明而非Word的原因在于以下两点:

 

一是图形化的表达容易理解和吸收。如果PPT也是长篇大段的文字,那么它仍然起不到容易理解的目的,但是我们将其转化并结合图形或图表进行表达,那么表达的脉络和逻辑就会比较清晰,客户在听取项目组成员讲述项目设计方案的时候就可以抓住关键,减少注意力分散的风险,降低出现以下负面情况(如客户听着就会陷入回忆“他前面说的1.1是什么,1.11.4之间的联系是什么关系,这个结论初始的论据他刚才一共讲了几点”等等)的概率,帮助受众在大脑中对前述的内容、当前的内容以及判断是否进行同步处理,而详细的分析内容可以由Word内容进行补充。之前笔者参加过不少客户方的年会,发现客户方的中高层在台上讲,台下的员工一开始听得很认真,逐渐就变成听得很累,而且注意力逐渐在分散,最后呼呼大睡的结果。还有一个例子就是微信朋友圈,笔者有时会看到同事们分享的一些内容,打开后发现全是大段大段的文字,看到一半就可能看不下去了,因此标记为收藏准备以后有时间再看,结果就是收藏的内容越来越多,却没有进行第二次阅读。在此也建议无论是公司内部会议,还是微信内容分享,通过对信息内容通过合理的编辑和设计进行图像化表达,实现吸引受众的注意力来达成信息传播的目的。

 

二是图形化的表达提高了信息传递者和受众之间的互动。在一次项目运作过程中薪酬体系的设计陷入僵局,项目组内部进行了细致的研讨,项目主管合伙人在白板上向项目组展示并传授薪酬设计的思路、步骤内容和设计的关键点,笔者和项目成员就立刻发现设计过程中在某个步骤上考虑的不足,对这个步骤进行针对性的设计后得到客户的认可。

 

那么,最后一点是,图像化表达如此重要,我们应该如何进行高质量的图像化表达?

 

 

分析你的受众需求。我们传递给什么样的受众和传递给他们什么信息,决定了我们如何传递这个信息,也就是,我们要通过什么样的图像来表达。以岗位说明书编写培训为例,笔者碰到不同客户的人力资源项目时,首先对客户方参与编写的人群进行分析,他们什么样的教育背景?怎样才能让他们保持对培训内容的注意力,如何提高他们对培训内容的理解度?得到这些问题的答案后,进行培训内容的设计,比如增加一些视频吸引注意力,设置问题引发思考,以及引用客户方的岗位案例增强理解。

 

而对于进阶的图像化表达设计,则需要进行色彩、图形、图片的处理和应用,以及其他的软件的应用如ExcelProjectMindmanager等,抑或是更高端的专业软件。但是,无论我们使用什么样的软件,始终要实现的目的是通过图像化表达来提升信息沟通的效率和质量。

 

(作者简介:刘峪君,北大纵横管理咨询集团高级咨询师,项目经理,项目管理专业人士资格认证,4年管理咨询行业经验,深度参与项目10多个,专注于人力资源管理咨询领域。韩竞仪,北大纵横管理咨询集团咨询师,3年管理咨询行业经验。)