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“死功夫”变成“巧功夫”——胜任素质等级描述
顾问  吴  韬   《新人力》   200802

 

    随着“胜任力”(Competency)的理念在国际上被人们逐渐认同和接受,越来越多的企业在专业机构的帮助下建立了胜任力模型(Competency Model),用以指导选人、育人、用人和留人工作。IBM、联合利化、联想、华为等知名企业是利用胜任力模型改进企业管理的典型代表,胜任力体系已经是这些企业人力资源管理体系的基础和核心。

 

    胜任力模型建立是一项复杂的过程,通常包括管理诊断、BEI(Behavior Event Interview 行为事件访谈)、BEQ (Behavior Event Questionnaire 行为事件问卷)、词频统计与主题分析编码、研发专家小组头脑风暴等。这些工作的主要目的是:找到企业应该去建立胜任力模型的核心岗位;找到这些岗位应该具备的胜任素质;找到各项胜任素质在岗位上的具体表现形式或者说案例支撑。

 

    以上都是非常重要的工作,但是最后建模时,如果胜任素质等级描述不清晰、不准确、或者结合实际不够,则有可能功亏一篑。在胜任力研究中,最忌讳的就是用一些网站上或者一些测评机构对胜任素质定义和分级的“标准模板”去套,因为不同的案例背景下,对胜任素质赋予的内涵不同,对等级划分的标准把握也不同,更关键的是,“标准模板”与所研究的企业没有直接关系,没有办法体现企业的实际特点。

 

    那么如何把胜任素质等级描述做好呢?笔者在下了几番死功夫后,慢慢找到了窍门,把“死功夫”便成了“巧功夫”。

 

1、为什么要做等级描述

 

    一个岗位的胜任力模型包含若干的胜任素质,为了测量一名员工相对于其岗位的胜任程度,必须明确员工相对于其各项胜任素质要求的胜任程度。所以,需要把每项胜任素质分级定义,并描述不同级别的表现状态。只有这样,才能通过相关测评手段,对员工的胜任力进行准确的衡量。

 

2、对胜任素质定义

 

    胜任素质的定义是一项文字活动,关键是要清晰的界定定义的内涵和外延,能充分体现胜任素质的核心要素,又涵盖到所应该涉及的范围,不过于狭隘,但是也不能包罗万象。同时在一些非通用胜任素质,例如一些个别岗位特有的胜任素质,在定义的时候,还要充分考虑到企业实际和岗位特点,描述的时候不能过于空洞。

 

    例如:“风险意识”的定义是:对风险敏感,具有很强的风险防范意识,在每个细节上进行严谨的考量,充分设想各种可能,从而预见到各类因素可能会产生的风险和后果,并提出相应的预防措施和应对方案,从而有效的规避风险。

 

3、把握胜任素质的核心意思

 

    胜任素质的定义通常可能具有几层意思,但是当我们提这些素质的时候,其实我们想突出的是它的一到两个“核心意思”,首先,我们要把这个“核心意思”抓准,因为“核心意思”是我们进行分级定义时要表达的主要内容。

 

    例如:从“风险意识”的定义中,我们可以发现的几层意思:风险敏感度、风险防范意识、关注风险细节、分析风险、预见风险、提出预防措施和应对方案、风险防范结果。

 

    但是当我们提“风险意识”的时候,首先表达的是对风险的警惕性,其次我们关心的是不同程度的风险意识会给我们带来什么后果,也就是风险防范结果。从而我们找到了“风险意识”的两层核心意思:风险警惕性和风险防范结果。

 

4、明确分级数

 

    在做等级描述前,需要明确应该把胜任素质划分为几级,这并没有标准答案,通常来说,划分级别少,比分说三级(不合格级、合格级、优秀级)或四级(学习级、合格级、优秀级、卓越级),比较容易理解,不同级别之间的层次比较清晰。但是级别少,就难免会导致测评时无法做出明细的区分,可能大多数的员工会落入合格级,有时会达不测评目的。而如果分成多级,例如10级,好处是在测评时能测出不同员工之间细微的胜任差别,但是分成多级的描述难度比较大,容易把不同级别描述得混淆不清,需要对胜任素质内涵有深刻理解才能准确把握。从经验上来说,对于生产制造类岗位,建立胜任模型时,适宜分三级或四级,但是对于知识类、管理类岗位,适宜分多级。

 

5、进行分级定义

 

    把握了胜任素质的核心意思、确定了分级数以后,就可以进行分级定义了。需要注意的问题就是要灵活运用程度递进副词:“从来不会、偶尔、时常、经常”;“不太、一定或基本上、很或相当、极其或非常”;“低、一般、较高、极高”;“多、较少、很少、几乎不”等等。用这些程度递进副词来帮助界定胜任素质在不同级别的状态。

 

例如“风险意识”,可以分级定义为(按照四级):

 

级别

分级定义

学习级

风险警惕程度低,需要别人予以提醒才能够意识到,工作可能经常出现问题、麻烦或事故

合格级

具备一定风险警惕性,能够采取常规措施规避常规风险

优秀级

风险警惕性高,能够发现和防范工作中的大多数风险

卓越级

极高的风险警惕性,风险防范细致入微,时刻保持敏锐的观察,几乎能够发现和防范工作中的各种风险

 

6、进行等级描述

 

    分级定义使胜任素质在不同级别有了区分,但是为了使等级区分能更加容易被理解和把握,我们常常需要对胜任素质进行详细的等级描述,描述清楚胜任素质在不同级别要求下的具体状态。这时,经常要用到一种技术方法——“维度分解法”。

 

    “维度分解法”是把一项胜任素质的主要内涵分解成几个关键维度。然后,在每个级别,从所确定的维度展开描述,明确界定出在不同的级别,在这几个维度上所表现出的具体状态差异。同样,在描述的时候需要用到程度递进副词和适当语言修饰,表达各个维度在不同等级间的递进含义,使各个等级间层次清晰。

 

    “维度分解法”是等级描述“巧功夫”的关键环节,先对胜任素质等级描述的维度进行清晰界定,能够大大的提高工作效率,因为这样可以避免在不同胜任等级上,耗费大量的非结构化的文字功夫;并且,只要描述维度分解准确,胜任素质在各个等级上的内涵能够变得立体化,更加易于理解,换言之,这种方法除了能提高等级描述效率外还能提升等级描述效果,一举两得。一般常见的描述维度包括:

 

(1)认识、态度、意识的不同;
(2)具体行为的不同;
(3)满足要求的程度不同;
(4)涉及的范围不同;
(5)所导致的结果不同;

 

例如“风险意识”,选择的描述维度可以为:

 

(1)对风险的认识不同
(2)风险敏感程度不同
(3)风险防范的程度不同
(4)风险防范的结果不同
(5)在风险发生时的处理行为和结果不同

 

“合格级”和“优秀级”的等级描述可以为:

 

级别

等级描述

合格级

l          对一些常见风险所可能导致的后果有一定的认识,在一定程度上认识到防范风险的重要性

l          在日常工作中能有意识地注意、观察各项工作细节,能够发现一些常见风险

l          有必要的风险防范意识,满足工作需要,能够依据制度规定或惯常经验对工作中存在的一些常见风险进行预防

l          由于对常规风险有一定的警惕和预防,导致工作较少出现危机或事故

l          对工作中容易发生的一些常见风险,事先有一定心理预期,做好了基本的应对准备,当危机发生时,按照准备好的措施去进行应对,不会被动等待危机恶化

优秀级

l          对工作中大多数风险可能导致的后果都有较好的认识,清晰认识到防范风险的重要性

l          对风险比较敏感,常常能及时的发现工作中的大多数风险

l          风险防范意识较强,能够灵活运用各种方法和措施规避工作中大多数的风险

l          由于对工作中大多数风险有较好的警惕和预防,导致工作很少出现危机或事故

l          对工作中可能发生的大多数风险,事先有心理预期,对危机有估计或预演,制定相应的危机应对方案,当危机发生时,能够按照准备好的方法进行及时的处理,能将危机控制住

 

    按照以上结构化的等级描述方法,能够避免绞尽脑汁地在文字游戏上下“死功夫”。使出“巧功夫”,胜任素质被清晰的划分成不同的级别,每一级都有明确的分级定义和等级描述,使得对员工进行胜任力测评时,有科学、准确的度量依据,能够帮助员工准确的认识到自己的“胜任长板”和“胜任短板”。而企业也可以“量体裁衣”,根据岗位明确的胜任素质等级要求去招聘到合适的员工了。