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规范基层需要“硬”体系+“软”文化
顾问  姚新平   《中国石油石化》   第151期

 

    企业基层员工“随意性”工作产生的原因在于企业的管理流程不健全和企业文化建设不到位。要解决上述问题,企业应建立规范化的制度“硬”体系和由领导带头营造出规范工作的企业“软”文化。

 

    某大型企业是一家由五个企业合并而成的新公司,刚成立一年多,经营效益已经非常可观:生产成本下降了,利润提升了,市场份额也扩大了,看起来一切尽如人意。然而,眼下却有一件事情让公司总裁放不下心,那就是公司内部的管理一直跟不上,特别是在基层,员工工作随意性太大。 

 

    尽管基层员工各不相同的工作方法都不存在违反制度的情况,但是在公司总裁看来,这些随意的工作习惯,令公司内部运转不规范,严重影响了公司的整体工作效率。这位老总因此担心,当面临更加激烈的市场竞争时,公司将面临很大的风险。因此,他下决心要抓紧时间查明原因,并找出解决问题的途径来。

 

“随意”产生的根源

 

    其实,基层人员工作的“随意”性不仅存在于上文提到的这家公司中,在笔者走访调查过的包括上市公司、国有企业、民营企业在内的数十家企业来看,都无一例外地存在着这种情况。是什么造成了问题的产生呢?有专家认为,是企业不健全的或者落后的制度,导致基层人员甚至包括中高层人员工作的随意性。还有专家认为,企业的管理不可能面面俱到,无法在公司制度中将所有工作进行明确规定,处理这些制度规定外的工作时,起主导作用的就是员工的素质。员工素质高,工作随意性就少,员工素质低,工作随意性就大。一般而言,中高层员工素质较高,工作也较为规范,基层员工人数多,整体素质不可能很高,所以,其工作中存在随意性很正常,无须过于担忧。

 

    上述说法看似都有道理,但制度不健全可在短期内进行改进,但工作随意性的习惯却不可能在短时间内消除;人的素质和工作随意性之间并无必然关系,素质不高只是“可能”导致工作的随意性,而并非“必然结果”。更何况,员工为了在企业中生存,会本能地进行自我保护,他们很愿意进行“规范化”而非“随意性”的工作。所以,问题的根源并不在此。在对众多企业进行研究后笔者发现,问题产生的根本原因包括企业的管理流程不健全和企业文化建设不到位。

 

小流程大影响

 

    企业的管理分软管理和硬管理,其中制度体系属于硬管理的范畴。在企业的制度体系中,流程体系无疑是其中最关键的部分,它可以说是企业实施规范化管理最基本也是最关键的体系,流程不健全往往是产生员工工作随意性的主要原因。

 

    流程对企业的重要性可以说“人皆尽知”。很多企业对于主要的工作,如采购、发货、报销等,都有明确的制度和流程规定,且也能做到有效地执行,但是这并不能说明这些企业的流程建设就是先进的和卓有成效的。其实,正是因为这类工作本身所具有的重要性,所以每个人在遇到这类工作时,便会非常认真、自觉地按流程规定做事。如果有关这类工作的流程不健全,由于其重要性,员工们能迅速地认识到其缺陷,继而完善相关制度和流程。因此,这类工作的流程体系建设好坏与否,并不是影响基层人员工作随意性或规范化的关键因素,反而有一些“小流程”更容易造成基层人员工作的随意性。下面将主要讲述“小流程”对员工工作的影响及其建设办法。

 

     如果把开展这类重要工作的流程称为“大流程”,那么,那些以一个部门内部的一般员工为主,以日常琐事为对象的工作流程,则可被称为“小流程”。这类工作通常数量巨大,要进行系统建设的话,往往收效慢、耗费大,再加上其对公司整体业绩的影响并不突出,所以往往并不为企业所重视,也很少有企业把这个体系完备地建立起来。没有了规范,基层人员“随自己意”地去工作也在情理之中了。所以,“小流程”体系对于规范基层人员工作的随意性更为重要。

 

    鉴于“小流程”体系所规范的工作种类繁多,有很多是只发生一次的临时性任务,因此,要建立科学、完备的“小流程”体系,可以说是“不可能完成的任务”。但是,企业可通过建设几个对流程影响至关重要的因素,来最终实现流程体系所要实现的目标。

 

1.明确岗位职责

 

    职责是一切工作开展和完成的前提。不管是大流程还是小流程,都必须将流程中的每一步落实到相应的岗位和人员上去。对那些日常琐事及临时性任务,员工只有具有明确的岗位职责,才能顺利地开展和完成。明确岗位职责后,虽不能构建起流程体系或解决工作“随意”的问题,但却是解决这个问题的首要任务之一。

 

2.合理的授分权系统

 

    很多公司的基层人员往往没有什么权限,员工不得不通过不断地请示来完成大部分工作。员工根据自己以往的经验,在没有上级明确指示的情况下开展工作时,就很容易被上级认为是“随意”工作。要改变这种情况,企业应对基层人员建立起明确的授分权系统,在其权限范围内上级不做特别干涉,而主要关注结果。这样上级以评价结果为主,不会再以“工作随意”去评价员工了。当然,授分权系统的建设将是一个漫长的过程,企业应该有足够的思想准备,允许基层员工犯错,并帮助其进行工作总结,以期使各项工作的开展越来越科学合理。

 

3.建立知识管理机制

 

    企业必须注重对知识及经验的积累、总结和应用,建立起良好的知识管理机制。无论什么样的工作,在思考方式、工作方法等方面都具有一定的规律性和特点。企业通过建立知识管理机制,不断地进行积累和总结,可以将看似无规律的工作逐渐纳入规范化管理的范畴内。这样,既可避免员工随意工作的状况,也大大提高了公司的工作效率。最终,这些知识也必将成为公司的一笔宝贵财富。

 

营造“规范工作”的文化

 

    企业文化被称为企业管理的“软件”。从企业文化对企业的作用来看,它能引导员工的认知模式和行为习惯,通过形成一种无形的、非正式、非强制性的氛围,对员工的工作进行约束。可见,在工作的随意性和规范化方面,文化起着至关重要的引导作用。目前尽管有很多企业认识到企业文化在此方面的重要性,但能真正做好的企业却少之又少。很多企业中往往是总经理或者管理者带头破坏制度,以个人的随意性方式来管理公司,在这种环境下,员工出现工作“随意性”也在情理之中了。因此,为了杜绝基层员工的工作随意性习惯,必须进行“规范化工作”的企业文化建设。

 

    在文化建设中,领导者对文化的影响是根本性的。要建设一个引导员工规范化工作的文化,领导者应以身作则,树立起典范代表。在企业流程不完备、制度有缺陷的时候,为什么往往工作随意的是基层员工而不是中、高层管理者呢?这是因为,一般而言,中、高层管理者具有相对较高的职业素养,会更自觉地去进行规范化工作。除了身体力行做好榜样之外,领导者还应思考如何成为一个好的管理者。日常工作中,领导者在向下属布置非规范化的工作时,应首先从岗位职责、权限、过往的知识经验积累等方面,帮助和引导下属如何更好地开展工作。长此以往,基层员工在工作中,自然也会按照这样的方式去思考、解决问题,那时,基层人员工作随意性的习惯将真正不复存在,取而代之的则是“规范”、“合理”的工作习惯了。

 

    在企业有效地开展了上述“一硬一软”的管理建设后,我们相信,企业基层员工的随意性工作习惯将会得到改善,企业的管理水平也将迈上更高的台阶,为未来的发展奠定良好的基础。