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如何了解编码混乱
合伙人  陈军晓   《中国计算机用户》   总第816期

 

 

案例:

 

    枫联公司是一家专注于生产休闲服装的企业,它们在自己进行服装产品的设计、开发、并将主要生产环节外包的同时,采取直营零售和发展经销商渠道的形式开拓市场。短短的十几年,企业年销售额就已经达到了10多亿的规模。

 

    公司在1998年就实施了大型的ERP系统,管理财务、采购、库存和渠道销售过程。然而,这几年来,企业管理者意识到,一方面是在企业产品的市场化经营中,高层关心的国际化运作,多品牌运作模式、利润中心模式使得企业对于产品信息的需求更加精细、针对;另一方面,市场竞争的残酷性也使得企业不能够盲目设计和生产,有效分析势在必行。按照企业高层管理者的规划,公司打算在今年上一个BI系统,提高报表制作和经营分析的工作效率。公司的信息主管张杰被委以此重任,他觉得心里很没底,“目前系统理的数据很混乱,先不说准确性如何?光是编码问题,就让我感到头疼了。”

 

    首先是产品颜色的问题。同一个款式的产品,往往有多个颜色。现在使用的系统编码规则里,颜色代码就是流水号,一款产品有几个颜色,就按顺序排下去。最先抱怨的,是销售部。产品1YR25468-1里的‘-1’可能是黑色款,产品1WD23402-1的‘-1’就变成了白色款,一不小心就下错了订单、发错了货,搞得代理商非常不满。

 

    产品设计部门想给下一季的产品策划案定个基调,信息系统里有那么多销售的数据,想做个消费者颜色偏好的统计却做不了,产品颜色编码没有意义没法分析。当张杰想下决心要把颜色编码统一的时候,发现颜色种类太多,想用一套编码来统一,编码方案必须要科学、能满足统计分析需求和业务操作需求,而且必须要预留足够的编码位数;这样一来,产品编码变长了,系统能不能实现不好说,并且这么多业务环节,出错的可能性也增加了。

 

    去年有一款风衣春季卖得很好,公司决定秋天的时候进行产品再上市。然而,由于原材料成本提高了,风衣的吊牌价从210元提高到了230元,标签也印好了,可是系统因为风衣前后采用了同一个编码,结果报给经销商的价格是原来的210元。当产品部发现这个问题时,经销商已经根据210元的吊牌价折扣订了货、付了订金,再想找经销商追要已经是不可能的了。这部分损失也记在信息部头上。

 

    产品编码的前几位中,除了款式、事业部的编码信息外,还有三位物料组的信息。物料组就是把产品按照功能分了大类,然而公司的产品线越来越丰富,原来的物料组编码已经不满足现在的业务需要了,原来预留的“其他类”里面已经看不出大类、小类的层次,基本上成了流水号。

 

    当初物料组编码规则考虑的管理方便、可以用于报表分析的作用,也就无法实现了。随着市场竞争的加剧,公司的产品开发和市场拓展考虑的因素越来越多。产品除了按传统的功能分类外,年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式……越来越多的分类维度被业务部门要求加入到产品编码中,便于进行市场统计分析和管理决策。是不是都要加到编码中?要加多少才算完整了?张杰一想到这个问题就头疼。

 

    张杰发现,不单单是产品编码问题,对于其他重要的基础数据实体,比如客户、供应商、原材料等等,可能作为产品的一种重要的属性,这些数据实体都和产品有着密切的联系。在调整产品编码的同时,需要同时调整企业主要的基础数据编码,才能从根本上解决目前编码混乱的问题,做到数据标准化。

 

    编码方案中涉及到的各种管理和经营问题, 面对编码问题,张杰有些无从下手。

 

 

点评:

 

    数据作为ERP系统运行的基础,是实现企业内部信息集成和共享的首要条件。实践证明ERP的成功实施是“三分技术、七分实施、十二分数据”,或者说“垃圾数据进,垃圾数据出”。从小处说,及时、完整、准确的数据是保证ERP系统正常运行的前提和基础, 从大处说,数据的规范化程度体现出一个企业整体的管理水平。

 

    在数据管理工作中,数据的整理、分类和编码作为基础工作最为复杂。许多ERP项目延迟甚至失败的案例中,很多时候是因为对数据的收集、整理、导入和及时采集、录入等环节出了问题。许多基础数据不能正确收集,其中编码是主要问题。鉴于数据编码对于企业的信息化如此重要,企业很有必要对编码方法进行研究。

 

制定编码的原则

 

1、唯一性

 

    唯一性简单讲就是一物一码。同一类物料在系统中只有一个名称,不能出现不同部门对同一类物料有不同的名称。

 

2、实用性

 

    编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求,既充分考虑企业发展对信息编码的需求、又兼顾企业的现状。要从实用性出发,掌握好编码的颗粒度,过细的编码不实用,过粗的编码不管用。

 

3、统一的编码结构

 

    编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成,统一的编码结构含意如下:任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变,所有分类码具有相同的编码结构。

 

4、标准化

 

    编码应提高标准化程度,充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码,邮政编码作为地区编码等。

 

5、便于ERP系统处理

 

    由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现,故编码应当符合数据处理的要求,便于用计算机处理。

 

6、易用性

 

    编码应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小,常用的编码应尽量避免字母与数字混合,以提高录入效率。

 

编码的方法

 

1.无意义编码

 

    物料编码只是作为计算机识别物料的代号,本身并无任何含义,因此采用数字流水号进行编码。这个方法编码简单,易于扩充,不用记忆,使用方便。

 

2.有意义编码

 

    物料编码是人机共用的数据,通过编码计算机能够识别物料,通常更多的是业务人员在使用物料编码数据。为了便于业务部门使用,对编码赋予一定的含义,可以有效降低物料管理难度。同时,通过物料编码的规范管理,还可以简化管理流程,提高业务运作效率。

 

3.实用性编码

 

    结合有意义编码和无意义编码的优点,根据企业的实际需要进行编码。即以实用性为原则,不过分强调编码的有意义和无意义,灵活处理难于界定的物料分类。在编码时是有意义的,随着时间的推移,原来的规则和含义都会进行调整,有意义的物料编码就变得无意义。业务部门在使用物料编码时,并不关注编码本身的含义,关注的往往是编码对应的描述以及是否是所需要的物料。

 

    实用性编码一般采用三段式编码规则,即大类、中类(小类)和流水号。把物料的主要属性进行大类划分,在大类里进行中类或者小类划分,非主要属性体现在流水号里。

 

    针对本文主人公张杰面临的编码问题,笔者建议采用第三种编码的方式。即在对物料分类的基础上简单以流水号区分,同时借助ERP系统中的物料属性信息,如品种、规格、重量、长度、颜色等字段加以区分。原来手工难以处理的海量数据的统计、分析,实际上在成熟的ERP系统中是可以轻松解决的。

 

    张杰面临的问题,某种意义上还是一种手工管理模式向信息化管理转变过程中的观念和思维的更新问题。手工管理方式下,对成千上百的物料进行高效查询、统计和分析,确实没有更好的方法,只能在编码上下功夫,力图通过编码体系,帮助数据的使用者快速查询到需要的数据,所以各种各样的编码规则应用而生。实际上在目前主流的ERP系统中,对类似的问题实际上已经有很好的解决办法了。如上文所述编码和属性规则同时使用,还有的软件更有针对性地在产品结构上采取配置结构的处理方法,更好的满足了服装、钢铁等行业中广泛存在的物资大类相同但品种、规格繁多,仅从单一编码上难以区分的困境,使得在系统中物料管理更加高效和简洁。