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举手提案 俯拾创新
顾问  薛东波   《中国石油石化》   总第158期

 

   年初参加企业管理经验交流会时,某企业的高管感叹:“技术创新能力是我们企业的核心竞争力,可是怎样才能提升企业的技术创新能力呢?我们聘请了一流高校的博士生,给予他们行业内具有竞争力的薪酬待遇,也按照他们的要求购买了先进的研发设备,可研发成果不多,应用起来的更少,反倒我们基层人员提供的某些改进建议产生了不小的经济效益。我们专门下发了文件,鼓励基层人员多提宝贵意见,也开设了意见箱,并开了动员大会,但是提建议的人还是很少,后来对有些人员还进行了表彰,热了一个月,之后又冷淡了下来,……”

 

    相信上述问题是很多企业共有的现象,尤其是在如何激发基层人员多提建设性改善提案,以加强技术创新能力方面,更是很多企业面临的主要困境之一。笔者总结很多企业的经验教训,并结合自己多年的管理咨询经验,提出几点浅见,以抛砖引玉。

 


春来草自青——文化先行


   企业文化是企业在生产经营实践中逐步形成的、为全体员工所认同并遵守的、带有本组织特点的使命、愿景、宗旨、精神、价值观和经营理念,以及这些理念在生产经营实践、管理制度、员工行为方式与企业对外形象体现的总合。


    企业文化对员工的影响是超越制度的,在制度能及或制度不能及的地方,企业文化都产生着潜移默化又影响深远的作用。在一个官僚作风严重、不尊重创新成果、缺乏信任、缺乏良好沟通机制的组织里,过多的提出自己的建议将面临巨大的压力和阻力,选择沉默是员工对企业文化的一种适应与融合。


    因此,要建立一个基层员工广泛参与的改善提案机制,首先必须营造有利于基层员工提出改善建议的文化氛围。这样的文化氛围应具有如下特点:


    虚怀若谷:只有管理者做到虚怀若谷,才敢于承认自身的不足,才能为从谏如流打开心智。


    相互信任:管理者要信任基层员工提出改善建议的初衷是为了企业的发展,基层员工要相信,管理者会最大限度的采纳自己的建议,即使建议有误也不会受到惩罚。


    沟通良好:良好的沟通是建立信任的有效途径,能增加彼此的了解,促进彼此欣赏,并实现有效的信息反馈。


    尊重创新:尊重基层员工的首创精神,并用制度保障对创新成果的物质和精神奖励,才能激发基层员工创新的潜能,并积极提出改善建议。

 


公正无私——建立公正的评审机制


    只有公正的评审机制才能使企业识别每个改善提案的价值,并投入不同资源加以实施,为企业带来最大的效益。同时只有公正的评审机制,才能保障基层员工提案的热情与激情,增加相互之间的信任。


    首先,要建立一个多方参与的改善提案评审委员会,对于大型集团,可以设置多个级别的改善提案评审委员会。委员会的成员要有相关领域的专家人员,要有熟悉提案实施效果的人员,也要有相应的基层员工代表。


    其次,要建立一套科学的提案评价指标体系。该指标体系既要考虑提案带来的有形价值,也要考虑带来的无形价值,即要考虑提案带来的短期利益,也要考虑长期利益。下表是某著名企业改善提案评审机制的一套指标体系,可资借鉴。   


   其中,有形主要指提案效果可用金额衡量的部分,如人员精简、材料节省、工时减少等;无形主要指效果不能量化的部分,如品质与安全的提高等;独创性指其提案的原创意义;著想性指提案着眼点的难易程度;努力度指构想、实施过程中所付出的努力程度等。


    第三,要有对评价结果的申诉渠道,当基层员工感觉评价结果不公正时,可以通过申诉渠道争取再次评判,同时企业可以发现基层评审过程中的问题所在。

 


善用太极——界定提案的范围、灵活处理无效提案


    很多企业既想激发员工提案的热情,又恐惧员工提案泛滥给企业带来不稳定的局面,进退维谷、左右摇摆,往往最后还是不了了之。如何最大化的吸收建设性的提案,同时化解不良提案带来的弊端成为诸多企业的困境。


    首先,企业要界定提案的范围,将提案划分为有效提案与无效提案。


    福特汽车公司在其《员工提案程序手册》内则明白规定下列九种有关提案为可接受者:制造方法之改善;增进人工、材料、用品或费用之节省;减少或预防浪费之方法; 增进生产之方法;产品之质量改善方法;工作环境之改善方法;消除或减少危险之安全措施;工具、机械或设备等之改善;不必要记录、数据或设备之废除。不能接受之提案包括下列五种:不合数据规定之员工所提之提议;关于劳资协议、员工福利、竞赛或特殊活动、广告、销售及与经销商关系、公共关系、娱乐节目、出售机器及可供用汽车零件等政策事务之提案;有关专利权者;有关法律之诠释者。


     其次,对于员工提出的无效或不可接受提案,企业也需要给予必要的回复,同时向员工讲明无效的原因,并鼓励其多提有效提案。

 


用好胡萝卜——建立有效的激励机制


    在对某企业基层改善提案的调查中发现:基层员工提案动机排名第一的是:“希望得到物质或精神奖励”,有72%的员工选择了这一项。可见“用好胡萝卜”对于激励基层全员参与改善提案活动的重要意义。 


    有效的激励机制必须用公正、透明的制度加以规范,并长期贯彻执行,不能因为领导者的好恶而变化。奖励的标准要来自于公正的评审结果,要考虑改善提案评价结果给公司带来的巨大效益以及对员工提案热情的影响。


    对于基层的奖励,要物质与精神并重,在以物质奖励为主的情况下,多给与精神方面的奖励,将提案的效果与基层员工的优秀评比、绩效考核、岗位晋升等相挂钩,全方位的激励基层员工的提案热情。

 


工欲善其事、必先利其器——教授员工进行改善的方法


    在对某企业的调研中,基层员工反映:“我自己也很想提出技术创新的建议,但苦思冥想就是什么也没想出来。”
改善建议虽需要灵感的迸发,但也是有规律可循,通过培训使员工掌握一定的方法可以帮助基层员工更多更好的发现改善环节、提出改善建议。


    一般最简单的方法就是6W:Why—为什么要做;What—做成什么样;Where—在什么地方做最合适;When—什么时候做最合适;Who—什么环节作最合适;How—怎样做结果最佳。


    比较常用的方法:缺点列举法,努力寻找缺点,并考虑“如何消除此缺点”;希望列举法,思考某产品“如果这样多好啊”,并把梦想与希望列举出来;检查表法,思考某产品做其它用途、变化、扩大、缩小、代替、更换、调换方向、结合等产生的创新。


    一般产生创新的领域大多是自己最熟悉的领域,企业要鼓励基层员工从自己最熟悉的工作入手应用上述方法,积极提出技术创新等改善提案。

 


没有最好、只有更好——随时对改善提案机制进行检视,并不断完善


   对很多企业基层改善提案机制运行状况的总结,发现一般主要会出现以下问题:领导者的热情减退;准备工作不足,制度有漏洞,却不及时调整;基层管理者胸怀不足,消极抵触;对员工的宣传、培训不足;评审不公;奖励不足;提案评审时间过常;对无效提案的处理不当等。如果对诸如此类的问题不加以关注,并及时纠正,就会出现文章开头管理者经常困惑的现象。


    任何新制度的推行过程都要经历开始的激情期与之后的低潮期等,尤其是有关提案性质的制度更是如此。“令初下,群臣进谏,门庭若市。数月之后,时时而间进。期年之后,虽欲言,无可进者。”是古代从谏如流的帝王经常碰到的状况。但现在市场环境瞬息万变,企业产品也在快速更新,技术创新将是一个持续不断的过程,所以企业要随时对改善提案机制进行检视,及时发现各种影响机制运行的问题,并不断完善。