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挖潜增效:框架协议采购之功
合伙人  郭  剑   《中国石油石化》   20081001

 

    在框架协议采购模式下,企业同供应商之间是基于共同价值诉求和利益合作机制基础上的“双赢”关系。运用框架协议采购,石油石化企业可有效提升管理层次,实现挖潜增效。


    框架协议采购是一项新型经营理念和模式,也是目前国际上主流的采购理念和操作模式。框架协议采购旨在通过集成一定时期的需求,以框架协议的形式将主要采购业务向少数供应商集中,从而形成相对稳定的供需关系,有效地实现保供降本、提高效率的目标。对于具有统一标准,并且采购总量较大、采购频次较高等特点的物资,企业运用框a架协议进行采购尤为适宜。


    在框架协议采购的模式下,企业一般实行订单管理、定期结算的运营模式。企业事先同选定的框架协议供应商签订框架协议,框架协议应当包括所采购物资的品种、规格、技术标准及技术附件,预计物资需求数量,供应商名称,价格(计价公式或价格协调机制),质量及验收标准,付款、结算方式,交货、运输方式,售后服务保障,双方权利与义务,市场价格出现较大波动、需求数量发生较大变化、供应商生产能力受到突发事件影响等特别情况下的应对措施,供应商外委范围,外委单位资质,原材料技术指标,框架协议有效期,违约责任,纠纷解决方式等基本要素。当发生框架协议涵盖范围内物资采购需求时,由企业根据框架协议约定内容向供应商提交订单,供应商严格依照协议约定和订单要求供货及提供相应服务,与供应商进行定期结算。


实施关键点


    制约框架协议采购在实际运作中能否取得实效的关键因素主要有以下三个方面:


    一是供应商管理。在框架协议采购的运作思路和模式下,供应商选拔、考核、管理的重要性空前凸显。事实上,框架协议采购的一个隐含前提即是对战略供应商和主力供应商的培育和管理。这是因为只有首先形成企业的战略供应商和主力供应商群体,框架协议采购才能有效开展。


    供应商管理需要突出抓好三个环节:首先是根据企业自身实际将供应商进行层次区分,并且通过严格的遴选机制选拔战略供应商和主力供应商;其次是采取结构化的考核方法和考核体系对供应商进行动态量化考核;再次是根据量化考核结果对供应商进行动态管理与调整,持续优化供应商群体。


    二是过程控制。由于框架协议采购采取集合需求、框架协议、订单管理、定期结算的操作模式,因而实施过程中的过程控制是其中至为关键的环节。过程控制包括进度控制、质量控制、物流控制等项内容。一方面,在签订框架协议时,就应该对过程控制方案予以明确;另一方面在实施过程中,必须始终高度关注过程控制。


    三是战略协同。在框架协议的采购模式下,企业与供应商之间形成了战略合作、战略联盟的全新关系。通过建立更加紧密的沟通、协调、合作和共享机制,形成了企业与供应商之间的战略协同优势,从根本上巩固和发展了框架协议采购。
高效降成本


   相比传统的招标采购等操作模式,框架协议采购是一项重大的体制创新,能有效实现企业在采购范围内的降本目标。


    一、框架协议采购实现了企业在一定时期内对同类物资需求的有效集合,从而能够形成规模采购效应,在供应商的选择和价格等要素的谈判上掌握话语权,占据主动地位。


    二、在框架协议采购模式下,通过严格的遴选机制最终确定的战略供应商和主力供应商在行业内具有很强的实力地位和竞争优势,与传统采购模式下“小而众”的供应商相比,能够为企业提供更优品质与更低价格的产品与服务。


    三、在框架协议采购模式下,企业能够与供应商就未来一定时期内的物资需求和供应价格事先达成共识。即使未来出现因外部因素导致的市场价格大幅变动等极端状况,企业和供应商也会基于事先达成的共识、特别是事先约定的价格协调机制,而共同面对风险和寻求解决方法,从而有效降低企业单体面对市场价格波动的风险。


    四、在框架协议采购模式下,企业同供应商之间形成了全新的战略合作关系,供应商有足够的动力来悉心维护自己的战略供应商地位,也有足够的动力去基于企业需求积极提升和持续优化自身的技术水平与运营状况,持续提升所供应物资的性价比,从而更好地服务于企业“降本”目标。


    五、框架协议采购导入零库存理念,最大限度地利用供应商的物流仓储资源,采取供应商管理库存或联合管理库存的方式,能够大幅降低企业库存资金的占用和库存物资积压的风险。


    以中国石化为例。2007年,齐鲁石化累计实施框架协议采购物资总额达29.81亿元,可比节约采购资金1.03亿元;高桥石化累计实施框架协议采购物资总额达1.08亿元,可比节约采购资金0.04亿元;安庆石化累计实施框架协议采购金额3.94亿元,2007年末库存资金占压比2002年末降低10370万元。


意义和价值


    框架协议采购作为一种全新的物资采购供应操作理念和模式,对于企业特别是石油石化企业提升管理层次、实现挖潜增效的重要意义和价值体现在以下四个方面:


    第一,保供。石油石化行业涉及对大量特殊物资的需求,因此,确保物资的及时供应和补充是企业发展的首要要求。在框架协议采购模式下,企业同供应商之间形成了全新的战略合作和战略联盟关系,这样不仅可以事先锁定优质的供应商资源,而且供应商基于信息资源共享,可以提前掌握企业在一定时期内的预计物资需求数量,能够更好地安排生产经营和组织供货,从而有效地实现保供目标。


    第二,降本。相比传统的招标采购等操作模式,框架协议采购是一项重大的体制创新。

 

    第三,增效。框架协议采购和招标采购、询比价采购等传统操作模式具有截然不同的理念基础。同“一单一询,一单一招,一单一谈,一单一签”的操作思路和模式相比,框架协议采购避免了大量的重复劳动和人力资源浪费,使采购人员从大量重复性、事务性工作中脱离出来,转而聚焦于对市场形势的研究分析和对供应商的选拔、考核和管理,从而极大地提升了物资供应部门的工作效率,当然同时也对物资供应部门工作人员的自身能力和素质提出了全新的要求。例如,安庆石化2002年采购总额7.64亿元,人均采购量296万元,引入框架协议采购操作模式后,2007年实现采购总额17.28亿元,人均采购量达到909万元。

 

    第四,共赢。框架协议采购的一个重要创新在于企业同供应商关系的重大转变。在框架协议采购模式下,企业同供应商之间不再是传统模式下的“博弈”关系,而是基于共同价值诉求和利益合作机制基础上的“共赢”关系。无论对于企业还是供应商,这都是全新的理念转变。如果不能从“共赢”的角度来重新认识和构建企业与供应商的新型关系,框架协议采购就很可能最终流于形式。而框架协议采购对于企业的重要价值之一也恰恰在于由于“共赢”理念和“共赢”关系的确立,能够形成企业长期、优质的供应商资源,能够使供应商更加主动、更加深入、更加持久地参与到企业的战略发展中去。如此一来,不仅有效达成了企业与供应商各自的价值和利益诉求,而且构建起了牢靠的战略合作“链条”,形成了在新的产业竞争时代和商业环境下源于“供应链”层面的长期、持续的竞争优势。