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成长型企业信息化要三思
合伙人  关雪峰   《中国科技财富》   总第71期

 

    随着“华尔街海啸”影响的扩大,国际市场环境变化莫测,国内企业生存压力更大,每天面对的环境不确定性加大,市场千变万化。

 

    为了在严酷竞争中存活下来,在动态的市场中树立竞争优势,进而形成自身在市场中的竞争力,成了我国中小企业急需解决的难题。

 

    有人建议现在是企业练“内功”的好时机,完善自身的管理,在信息化方面企业走得更远。在ERP行业内有句老话“上ERP找死,不上ERP等死”,现实是这样吗?也有人说,现在并不是讨论企业该不该信息化的时候了,而是讨论企业应该如何实现信息化?企业在什么阶段实施信息化可以获得利益最大化?信息化到底能给企业带来哪些好处?目前,企业管理软件系统存在哪些问题?带着这些问题,我们专访了北大纵横管理咨询有限公司合伙人关雪峰。

 

    关先生毕业于清华大学,是集团管控和运营管理方面的专家。具有12年IT行业销售及销售管理,2年风险投资,7年运营管理的经历,曾先后在国营企业、民营企业、上市公司、外资企业从事过管理工作,有3年自行创业的经历,有多年高层管理经验和管理咨询经验。

 

    关先生曾主持讯宜集团ERP项目的规划和实施,讯宜集团运营体系的规划、建设和运行,讯宜集团内控体系建设,讯宜集团培训体系的规划和实施,讯宜集团ISO9000认证项目的实施。

 

第三只眼看ERP

 

    近年来,由于ERP厂商的推动,中国众多企业都进行了部分或全部的信息化改造。中国企业在信息化道路上有成功的,也有失败的。如何看待企业实施ERP?

 

    关雪峰认为,ERP其实就是企业管理的一种工具。说ERP好的就两种人,一个是厂商,他能挣到钱。第二种就是企业ERP项目的操作者,不管使用效果如何,都不能说它不好。

 

    事实上,无论从员工、股东角度看,还是从供应商、客户角度看,ERP的实施对于上述各方来说首先是“灾难”。

 

    从员工来讲,一是增加工作量。基础数字化这个工作量很大,要把工作在计算机上做一次,以前干一次的活,现在要重复做两次,甚至是三次。第二个来说,ERP实施意味着新的模式、新的工作环境。员工有抵触心理,推动有阻力。实际上人有一种求稳的心理,不希望改变,这是老板要变,他也没有办法。只能适应后,再去工作。由于他不熟悉,他真正花的时间更长,所以刚上信息化对普通员工的工作量不是加大一倍两倍甚至是三倍。此外,刚上ERP的初期,若是规划不好,会造成工作混乱,工作效益下降。

 

    对股东来说,就是增加成本。购买硬件及软件,不仅要一次性投入,还有后续投入,对于上ERP来讲,总体成本加大很多。企业上一个ERP项目从几十万到几百万、几千万甚至上亿元都是有可能。但它的效益并不会象很多ERP厂商说得这么好,看得见,摸得着。

 

    对于企业运营来讲,对ERP实施方当然很好,用的人当时也想管好,原来数据看不见,管理者现在能看见。如果长时间,没有实现对老板承诺的效果,那么实施者也会有压力。长期来讲,一般新闻报道都在讲实施ERP以后取得良好效果,实际上,若是整合不好,首先会给业务造成很大的杀伤力。联想就是个真实的例子,1999年到2000年联想刚开始实施ERP期间,当时联想的代理商说给业务造成很大压力。不过,联想也只有用了ERP,用好了ERP才有可能去收购IBM的PC业务。

 

    客户、供应商这块,也会是先受伤。比如客户之前给你下单子,是发传真过来或打电话过来,企业这边一般不会遗漏。若是通过供应链管理系统传递,由于系统造成的失误,企业这边也不可能找到这个订单。很多企业初期没有管理好的话,实际上业务是停滞的,而不是扩展。

 

    只有在理顺后才能扩展起来,这个就有点象人病了吃药一样,先起作用的不是药效,而是副作用,你扛过去了,药效才能起作用。所以ERP跟药是一样的,这种工具你上来以后,你体格不合适的人,必定会上吐下泻,折腾一番。这就是为什么有的企业上好了,有的上了又退回去的原因。企业信息化要使企业行为及习惯的改变,这个比较混乱、难管。若是这个实施小组没有能力处理好的话,这对企业来说就会是真正的灾难。

 

成长型企业要小心

 

    中小企业“麻雀虽小,五脏俱全”,其运营基本上包括了生产、供应、销售、财务、人事,甚至研发等。这些企业要不要信息化?又该怎么使用信息化?

 

    关雪峰认为,ERP是体系化管理公司的一个很好工具。比如实施全球化的企业,管理首先要有一定的水准,管理工具也要有一定的水准,员工进来首先是去培训员工,按企业规则去工作。在系统之内去培训,员工一般没有个性,只能干你该干的工作。

 

    信息化已被全世界证明是管理革新和优化的最佳方法之一,外企用它,成功比较多,而国内企业成功案例并不多。其跟源在于文化上的差别,比如国外字母只有组合在一起才有意义,分开没有意义的,中国文字本身就是艺术。

 

    由于ERP是个工作流程的外包,现在是各个行业都需要。比如说SAP、ORACLE这些软件有1000多种要素,它卖给小公司也会把这几百上千要素卖给他。可中小企业的工作流程、工作岗位并没有外企分得那么详细。它是动态变化的,这种情况下,大软件过来后,就会造成大麻烦。这些软件对机器、对服务器、对网络的要求都很高,而小规模的业务,基本产出并没有这么多,给它一个非常庞大的东西,运营成本也下不来。

 

    这就催生一批中小型ERP厂商,他们给中小企业量身定制。要什么给什么。A公司过来,我给你做,B过来做B的,技术成本很落后,并不是很先进的东西。

 

    有很多企业管理者觉得不好用。有一个重要的原因就是,中国整个都是成长型企业,而国外用这个ERP的是成熟性企业。

 

    成长型企业与成熟性公司的区别在于:成长型企业的人员、业务、管理规则每年都是不确定的东西,有可能是两倍三倍的增长。业务在增长的时候,他的管理成熟度没有这么快的增长,跟不上来。员工可能从年初100人到年底1000人,可企业还可能在用管理100人的管理方式去管理1000人。所以,这样情况下,ERP跟本跟不上。

 

    国外的企业规模大、管理成熟,人家的增长可能就是百分之十几甚至是百分之几的增长。它很难发生大规模暴发式的增长。这种情况下,它的管理规则不会轻意变动。人员的增长是弹性的,是可控的增长。只是多了个操作点而已,工作流程已经定型,岗位已经定型,相应的ERP做出来,也不会轻意的改变。

 

    在中国,从100人到1000人,从1000人到10000人可能都是很短时间内。员工工作内容及岗位调整非常大,ERP一定是适应不了。这就是为什么ERP在中国真正实施起来有些困惑。

 

    成长型企业本来的流程一直在变,组织在变,ERP相反,是要把企业的工作流程及岗位固化来进行的。企业一旦发生改变,ERP就要调整个体系去改变,而不是只改一个岗位而已,因为所有表单都是连锁的,新增或删除岗位后,整个工作流、信息流都跟着改变。真是牵一发而动全身。

 

    因此,在高速成长的企业不太适合用ERP去管理。

 

企业信息化方向

 

    有人说,“软件是用出来的。”那么目前企业管理软件存在哪些问题?企业信息化未来的方向又是什么?关雪峰分析了企业信息化的一个发展过程,并分析其发展的内在动因。

 

    关分析,最早企业生产是瓶颈,生产最早流程化、精致化,每个动作分析很精细,工作做到极致。所以在那时候上生产管理系统很容易取得成功。

 

    生产不成问题了,那么就是客户,于是有了客户关系管理。客户解决了,那么就会考虑把这成本降下来,于是又有了供应链管理系统。从所有供应商中去选一两个固定的,长期做,他的成本就会降低。

 

    由于企业业务更加多元化,要用财务来管,也就有了财务管理系统。下一步就会订制化、柔性化生产,包括研发、PAD,研发管理和市场管理是最难管理的,这个投入与产出不是线性关系。研发周期比较长,这个广告投入产出这块,形成一个精准的数据。可分析、可控制的一个系统。这是未来方向。

 

    目前,上面这些系统都是彼此独立的。生产管理和财务管理都是独立的体系,这两种体系都向服务走,中间的环节并没有做得很好。

 

    比如,一个销售经理请客户吃饭花了300元,谈成三个业务。会计上300元计账,但在管理上,从业务来分,可能会分法不一样,可以平均分,也可以一个业务计80,一个业务计120,与业务的效益挂勾。但这300元在财务上属性是固定的,可老板想怎么看,这可能就会有很多种情况,怎么才能满足管理者的要求呢?

 

    并没有给它多元属性的标记。没有按管理者的要求去做些连接,模糊的一堆,并没有做到智能化。目前的软件只是简单的规则拼接,而且组织变动没法对接。组织变动时,会按新的规则去编一个新的系统。两年后,管理者想看旧组织模式下的东西,比较哪种组织更好,现在这些软件做不到,只留有新组织模式下的信息,此前的信息查不到。

 

    总之,目前使用的应用管理系统的升级速度远远落后于企业的人员变动、组织调整、流程重组、程序变更的速度。

 

    信息化的本质在于能让整个组织信息纳入到管理者的视野之下。使管理者随时随地地找到信息。企业行为数字化、货币化。

 

    随着管理者管理意识的提升,企业还会深化信息化,ERP还会需要。比如销售型企业,生产能力解决了,管理者要看一下产品卖给谁,要把关键客户留住,按二八法则,管理者要识别出来,哪些是我现在的20%,哪些是我未来的20%。对于管理来说,都是非常重要。这个时候怎么做,明年又怎么做。

 

    信息化是一个必然。只是管理者要清楚,管理者用它是用它什么,你不能无限制地扩大信息化的功能,你也不能无限制地提出你不切实际的设想。信息化是有局限的,你用它的时候考虑能不能以它的局限为基础,你最大的承受力是什么,缺项是什么,你要考虑到用这个缺项去实现你的最大目标。

 

    企业信息化是指企业在生产、管理、经营等各个层次、各个环节和各个领域,采用计算机、通信和网络等现代信息技术,充分开发、广泛利用企业内外部的信息资源,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,逐步实现企业运行的全面自动化,进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。同时,企业信息化也是一个伴随现代企业制度的形成,加强企业运作控制,建成现代企业的过程。