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知识管理的三个关键点
合伙人  郭  剑   《中国计算机用户》   20080922 第33、34期合刊


知识库如何成为系统平台?

 

    武汉金口电机设备有限公司是一家成立五年的外贸企业,董事长是一位从美国留学回来的年轻人,名字叫王浩。随着技术研发能力的积累,公司产品竞争力大大加强,公司得到了迅猛的发展。公司规模增大之后,王浩力主进行公司的信息化建设,并设立了首席知识管理官(CKO),将知识管理作为一项战略性工作来抓。新上任的CKO刘郢闵并不是一名新人,而是从一开始创业就跟随公司了。他在信息化项目中表现非常突出,而且大学时候他所学的专业就是计算机应用。

 

    新官上任三把火,刘郢闵风风火火地进行了知识收集的工作。几个月下来,刘郢闵成绩斐然,按照现有的知识分类,已经搜集了四万多条信息。正当他为自己的成绩高兴的时候,董事长王浩打电话找他。 


 
    刘郢闵进了董事长办公室,王浩首先跟他闲扯了一会儿。闲扯中,王浩打了一个比喻,说:“比如你有一架隐形飞机F114。我想借来开开。但你知道我根本就不会开飞机。我就向你解释说:‘我已经将F114的说明书从头到尾仔细地阅读过了。’那你会不会因为我读了说明书而把F114借给我开?”刘郢闵显然已经习惯于王浩的这种说话的方式了,他马上就明白了董事长的意思。

 

    “知识不等于信息”,有点学究气的刘郢闵侃侃而谈:“只有将信息、理论和实践有机地结合起来,才能成为解决问题的知识。就拿你说的那个驾驶先进飞机的例子来说吧。尽管说明书上明明白白地告诉了你应当怎么做才能启动,怎么做才能滑行,怎么做才能起飞,怎么做才能放起落架……,但说明书无法告诉你突然发生了什么问题,你应当怎么去做。然而,这才是真正的驾驭一架飞机的知识。这些知识,必须要在你学完了很多的关于流体力学、物理学、机械的知识之后,由一名教练手把手地教你,还要经历大约三年的模拟实践之后才能够掌握。这个时候,就说你具备了这个知识。”

 

    王浩真怕他一直就例子论例子地谈下去。刘郢闵的神侃在公司里面无人不知。所以,王浩就打断了他:“那你作为一个CKO管理的是知识还是信息呢?”“当然是知识!”刘郢闵说得很直接。

 

   “这很好”,王浩看着刘郢闵很真诚地说:“很多人都反映说,对于这些信息不知道该怎么用。虽然面对海量的信息,但遇到问题,没有一条能够真的对上号。即使有些似乎能够吻合,进行操作的结果却不如意。”“而且,很多人认为需要查询的信息,从我们的知识库中一般都查阅不到,而需要通过因特网来查阅;而对于那些并不需要的信息,在知识库中则要多少有多少。”“所以,有人拿出了彼得˙德鲁克的话来评价我们的知识管理工作,说我们记住了问题的答案的时候,却忘记了问题本身……”

 

    听到这里,刘郢闵知道前两天他没有答复的问题捅到了老板这里。对于这个问题刘郢闵一直在搜集相关的信息。刚才侃侃而谈的那些内容,就是这几天搜集到的。老板没有把这件事捅出来,已经是对他很大的信赖了。最后王浩给他了一个任务,就是关于如何将知识库真正地用起来,写一个计划。希望把知识库真正作为知识运作的平台,而不仅仅是一个信息仓库。通过充分的应用,使得知识管理能够成为企业创新的支持平台。

 

    怎么才能将信息转化为知识?怎么才能将知识库变为研发创新的平台?说好说,但真正地做起来,这让刘郢闵陷入了沉思。(侯象洋)

 


点评: 知识管理的三个关键点 


    案例中CKO刘郢闵一开始的做法混淆了“知识”与“信息”两个概念,将知识管理简单地理解为信息收集,最终出现的结果是将知识库建成了一个“信息仓库”。在董事长王浩的提醒下,刘郢闵意识到了问题的症结所在:“知识不等于信息”。

 

    是的,在知识管理上首先需要澄清和把握知识管理与信息管理两个概念的区别与联系。简单地说,知识是通过对信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的,知识管理则是通过解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键性信息,并进行信息提取、分析和归纳转换而将信息上升到知识的层面。因而,知识来源于信息却并不等同于信息,信息管理是知识管理的源泉和基础,知识管理则是信息管理的延伸和发展。从信息管理上升到知识管理、从信息资源开发上升到知识资源开发是企业进行知识管理必须要完成的飞跃。

 

    那么,怎样才能将信息转化为知识,怎样才能使知识库真正成为公司研发创新的平台而不仅仅是一个信息仓库?这不仅是案例中董事长王浩和CKO刘郢闵关心的问题,也是许多企业在知识管理上面临的共同误区和疑惑。从信息的大量收集和简单堆砌上升到真正的知识管理需要把握好知识管理的三个关键点:

 

    首先,是在理念层面。知识管理的核心要义在于知识共享和知识创新,旨在形成全员互动、知识共享、系统思考、群体创新的有效格局,因而知识管理本质上同学习型组织建设的内涵要求一脉相承,必然要求组织文化的理念创新和系统支持。成功的知识管理特别需要组织和组织成员确立三大理念:

 

    一是内源理念。知识包括外在的显性知识与内在的隐性知识,内在的隐性知识对于组织的重要性要远远大于外在的显性知识。组织和组织成员应当意识到,真正的知识是在对外部信息进行系统选取和有效利用的基础上,在经过组织成员主观性的群体学习、思考和创新的基础上最终形成的,外显性的信息如果不能转化为内源性的知识,知识管理就可能陷入信息仓库的误区。

 

    二是学习理念。与单纯的个体学习不同的是,组织更加强调群体学习、系统思考和形成共同心智。组织成员有着各自的关注领域和关注点,有着各自的兴趣爱好,有着各自的学习偏好,彼此之间可能存在较大甚至相当大的差异。那么,如果单纯地停留在个体学习的层面,而不能上升到群体学习、系统思考和形成共同心智的层面,就很难形成组织的知识体系,也就失去了知识管理的根本意义。因而可以说,学习型组织建设是有效进行知识管理的内在组织基础。

 

    三是共享理念。分享创造价值,现代社会越来越强调分享的理念和思维。知识从根本上讲来源于组织中每一位成员日复一日、点点滴滴的积累,而知识管理的重要内涵即在于将外在的信息转化为内在的知识,将个体的积累转化为群体的智慧,这就必然要求组织成员从根本上确立共享的理念和思维,也必然要求组织构建倡导交流、分享、合作、创新的组织文化、组织机制和组织环境。对于组织成员个体而言,只有在交流与分享中才能更好地丰富、完善和提升自己的知识体系,有效促进自己的成长和进步。对于组织整体而言,也只有真正形成了全员共享的文化特征和组织氛围,才能将个体的积累转化为群体的智慧,才能将个体的知识最终上升到组织的知识层面,这是知识管理的重要追求目标。

 

    其次,是在机制层面。成功的知识管理必须有系统的组织机制和有效的组织结构支持。具体来说,合理而有效的组织结构、流程体系和知识管理体制是其中的关键。

 

    一是组织结构。知识管理强调全员互动和信息共享,要求扁平化的甚至是网络型的组织结构,而不是传统上以集权和控制为特征的垂直型组织结构。在扁平化的甚至是网络型的组织结构下,组织内部的每个分支直至每个个体能够最大限度地共享信息,能够有效地进行互动,从根本上颠覆了传统的组织管理理念和思想。目前组织管理上新出现的海星模式等就是这一趋势的反映。未来随着对知识管理的日趋重视,这种组织创新趋势将会更加明显和突出。

 

    是流程体系。知识管理不仅要求组织结构的全面创新,对组织流程重组也同样提出了全新的要求。事实上,组织流程重组与组织结构创新相互伴随,通过有效的流程重组实现知识在组织内的传播、流动与共享是知识管理的重要要求。

 

    三是知识管理体制。知识管理体制建设是一个包含需求分析、战略规划、制度建设等核心内容的系统工程。在知识管理体制建设上需要把握知识管理的本质要义、精髓思想与根本目的,切实贯彻前面提到的内源、学习、共享等理念要求,谨防陷入将知识管理等同于信息收集和堆砌等形式主义的误区。这也是案例中CKO刘郢闵下一步要思考的关键问题和要做的核心工作。

 

    再次,是在技术层面。在技术层面需要强调的是,技术产品本身并不是问题的关键所在,根本上仍然在于秉持什么样的理念和构建起什么样的机制。前两个层面的问题解决好了,技术产品的选择与应用水到渠成。反之,没有好的理念指导和机制支持,再好的技术产品最终也达不到预期目的。所以,无论是知识库也好、知识门户网站也好,还是协同化信息管理平台也好,在技术层面的产品选择和系统构建上都应当把握和体现前面提到的理念和原则。

   知识管理的三个层面